Veilig werken met apparatuur

Wat mag, wat kan en wat moet je vastleggen?

De technologische ontwikkelingen in apparatuur voor schoonheidssalons gaan razendsnel. Van radiofrequentie en HIFU tot geavanceerde laser- en IPL-systemen: behandelingen worden effectiever, intensiever en daarmee ook risicovoller. Tegelijkertijd groeit de verwachting van de klant. Resultaat is niet langer een mooie bijkomstigheid, maar vaak het uitgangspunt.

Die combinatie vraagt om meer dan alleen technische vaardigheid. Veilig werken met apparatuur raakt direct aan je professionele verantwoordelijkheid als ondernemer. Want wat gebeurt er als een behandeling anders uitpakt dan verwacht? Ben je dan voorbereid: inhoudelijk, juridisch en administratief?

Goed voorbereid

De kernvraag is eenvoudig, maar ook best confronterend: ben je als salonhouder écht voorbereid op complicaties? Volgens advocaat Anna Zijlstra, gespecialiseerd in aansprakelijkheids-, verzekerings- en gezondheidsrecht bij Lauxtermann Advocaten, ligt daar een belangrijk aandachtspunt. ‘Veel professionals onderschatten hoe belangrijk het is om hun werkwijze goed vast te leggen. Juist als er iets misgaat, wordt gekeken naar wat je hebt gedaan, en wat je kunt aantonen.’

Indicaties en contra-indicaties

Het begint bij de basis: weten wanneer je een behandeling wel of juist niet uitvoert. Apparatuur maakt het mogelijk om doelgericht te werken aan huidverbetering, vetreductie of ontharing, maar niet elke klant is geschikt voor elke behandeling.

Bij skin-tightening, zoals radiofrequentie of HIFU, ligt de indicatie vaak bij huidverslapping en het stimuleren van collageen. Tegelijkertijd zijn er duidelijke contra-indicaties, zoals zwangerschap, het dragen van een pacemaker, metaalimplantaten in het behandelgebied of actieve huidinfecties. Ook bij auto-immuunziekten en medicatiegebruik is voorzichtigheid geboden en vraagt het om een zorgvuldige afweging.

Die voorzichtigheid zit vaak in details die in de praktijk makkelijk worden gemist. Zo vraagt zwangerschap niet alleen om het vermijden van bepaalde behandelingen, maar ook om extra alertheid op factoren zoals zonblootstelling
in combinatie met intensieve behandelingen.

Anna:
Juist als er iets misgaat, wordt gekeken naar wat je hebt gedaan, en wat je kunt aantonen

Ook recente behandelingen zoals botox of fillers vormen een belangrijke contra-indicatie voor veel apparatuur: in de eerste weken daarna wordt het gebruik van energie-based devices afgeraden.

Bodyapparatuur, gericht op vetreductie of spieropbouw, kent een andere set aandachtspunten. Hier spelen onder meer hernia’s, ernstige vaatproblemen, bepaalde vormen van diabetes en leverproblemen een rol. Zeker bij behandelingen waarbij vet wordt afgebroken, moet het lichaam dit ook veilig kunnen verwerken.

Bij laser en IPL ligt de nadruk op huidtype en huidconditie. Een zongebruinde huid of recente blootstelling aan zonlicht verhoogt het risico op complicaties. Ook het gebruik van medicatie zoals isotretinoïne (Roaccutane) kan een contra indicatie zijn. Bij donkere huidtypes is extra voorzichtigheid nodig, afhankelijk van het gebruikte systeem.

Daarnaast spelen ook minder zichtbare factoren een rol. Denk aan medicatiegebruik of het gebruik van medicinale zalven, zoals bij eczeem. Deze kunnen de huid gevoeliger maken en de reactie op een behandeling versterken. Ook implantaten, bijvoorbeeld metalen protheses in het gezicht, sluiten bepaalde behandelingen met stroom of energie volledig uit.

Wat in de praktijk vaak onderschat wordt, is dat deze informatie niet statisch is. ‘Het moet accuraat en actueel zijn,’ zegt Suzan Oerlemans. ‘Denk bijvoorbeeld aan iemand die recent een botox- of fillerbehandeling heeft gehad, of aan een vroege zwangerschap die nog niet bekend of gedeeld is. Dat heeft direct invloed op wat je wel en niet kunt doen.’ Volgens haar ligt daar een reëel risico. ‘Je vertrouwt op wat een klant eerder heeft ingevuld, maar daardoor zie je veranderingen snel over het hoofd. Terwijl juist die veranderingen essentieel zijn voor een veilige behandeling.’ Daarom moet deze informatie vóór iedere behandeling opnieuw worden gecontroleerd, en niet alleen bij de eerste intake. Dat dit geen theoretisch risico is, blijkt uit haar eigen ervaring. ‘Ik heb ooit een TCA-peeling uitgevoerd bij een klant die aangaf niet zwanger te zijn, maar dat achteraf wel bleek. Zij ontwikkelde daarna hyperpigmentatie. Dat zijn situaties die je wilt voorkomen en die laten zien hoe belangrijk het is dat je informatie klopt.’

Anna:
Een goed apparaat zonder goed protocol is geen kracht, maar een kwetsbaarheid

Een belangrijk onderscheid is dat tussen absolute en relatieve contra-indicaties. Bij een absolute contra-indicatie voer je de behandeling niet uit. Bij een relatieve contra-indicatie kan het soms wel, maar alleen na een zorgvuldige afweging, aangepaste instellingen of aanvullende maatregelen. ‘Juist die afweging heeft ook een juridische dimensie,’ zegt Anna, ‘kun je achteraf onderbouwen waarom je wel of niet hebt behandeld?’

Het belang van protocollen

Een goede intake en een zorgvuldig behandelplan zijn essentieel, maar zonder vastlegging ben je juridisch kwetsbaar. Dat geldt ook voor zuiver cosmetische behandelingen.

Anna benadrukt dat het juridisch kader misschien minder strikt lijkt dan in de medische zorg, maar dat de praktijk anders uitpakt. ‘Hoewel er bij niet-medische cosmetische behandelingen geen formele dossierplicht geldt zoals in de geneeskunde, wordt er wel in dat licht gekeken. Je moet kunnen laten zien dat je zorgvuldig hebt gehandeld. Dat betekent dat een salon minimaal werkt met een intakeformulier waarin de medische anamnese is opgenomen, een ondertekend informed consent waaruit blijkt dat de klant over de (risico’s van) de behandeling is geïnformeerd en expliciet toestemming heeft gegeven voor de behandeling en een duidelijke registratie van de uitgevoerde behandeling. Denk aan de gebruikte instellingen van het apparaat, de duur en intensiteit van de sessie en de reactie van de huid.’

Daarnaast is het belangrijk dat ook nazorginstructies worden vastgelegd en dat eventuele incidenten worden geregistreerd. Niet alleen om ervan te leren, maar ook omdat dit essentieel kan zijn bij een klacht of claim. Anna wijst er bovendien op dat het niet alleen gaat om wát je vastlegt, maar ook om aansluiting bij bestaande normen. ‘Voor de vraag wat precies moet worden vastgelegd, is het aan te raden om de relevante richtlijnen te raadplegen, zoals die van ANBOS en de hygiënerichtlijnen van het RIVM. Bij een aansprakelijkstelling heb je als behandelaar een verzwaarde motiveringsplicht,’ zegt Anna. ‘Dat betekent dat je moet kunnen onderbouwen wat je hebt gedaan en waarom. Zonder dossier kun je hier niet aan voldoen.’

Een volledig intakeformulier met medische gegevens, een getekend informed consent, registratie van behandelparameters en sessies, vastgelegde nazorg en een systeem voor incidentregistratie vormen samen de basis. Ontbreekt één van deze onderdelen, dan maakt je dat kwetsbaar in een procedure.

Aansprakelijkheid

Iedere behandeling start met vertrouwen, maar eindigt juridisch gezien in een (bijzondere) overeenkomst van opdracht1. Dat betekent dat je als behandelaar aansprakelijk kunt worden gesteld als je niet handelt zoals een redelijk bekwaam en redelijk handelend vakgenoot. Volgens Anna gaat het daarbij niet alleen om fouten, maar ook om wat je nalaat. ‘Je kunt aansprakelijk zijn als je onhygiënisch werkt en een infectie ontstaat, maar ook als je een klant onvoldoende informeert over risico’s. Als de klant bij voldoende informatie een andere keuze had gemaakt, kan dat juridische consequenties hebben.’

Daar komt bij dat je ook aansprakelijk kunt zijn voor het gebruik van apparatuur zelf. Als apparatuur gebrekkig blijkt of ongeschikt wordt ingezet, kan dat eveneens tot aansprakelijkheid leiden. Het bewijs ligt in eerste instantie bij de klant, maar omdat de informatie zich vooral in het domein van de behandelaar bevindt, wordt er van jou verwacht dat je je handelen goed kunt onderbouwen. Opnieuw speelt dossieropbouw hierin een cruciale rol.

Suzan:
Informatie moet accuraat en actueel zijn

Verschillende verzekeringen

Een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering (AVB) dekt doorgaans schade aan personen of spullen die ontstaat tijdens je werkzaamheden. Denk aan letselschade door een behandeling, zoals brandwonden. Of die daadwerkelijk wordt vergoed, hangt af van de polisvoorwaarden en de omstandigheden. Bij roekeloos handelen kan dekking bijvoorbeeld worden uitgesloten. ‘Wat precies onder de dekking valt, volgt uit het polisblad en de voorwaarden,’ zegt Anna. ‘Het is verstandig om samen met een verzekeringstussenpersoon te kijken of de verzekering aansluit bij de risico’s van jouw behandelingen.’

Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering (BAV) gaat een stap verder en dekt schade door fouten in je professionele handelen, zoals een verkeerd advies of een verkeerde inschatting. Deze verzekering is niet verplicht voor schoonheidsspecialisten, maar wordt wel steeds relevanter naarmate behandelingen complexer en risicovoller worden. ‘Vooral als je specialistische behandelingen aanbiedt of met risicovolle apparatuur werkt, is een BAV aan te raden,’ aldus Anna. ‘Verzekeraars kunnen daarbij wel aanvullende eisen stellen, bijvoorbeeld een opleiding, protocollen en registratie.’

Verzekeraars kijken bij het beoordelen van risico’s en claims onder meer naar de aard van de behandeling, de gebruikte apparatuur, het onderhoud daarvan en de opleiding van het personeel. Ook de aanwezigheid en kwaliteit van protocollen spelen een rol. ‘Het komt regelmatig voor dat salons onderverzekerd zijn,’ zegt Anna. ‘Zeker wanneer zij werken met apparatuur die hogere risico’s met zich meebrengt. Bij een claim beoordelen verzekeraars eerst of de schade onder de dekking valt. Vervolgens kijken zij naar de toedracht en of er voldoende informatie beschikbaar is om de aansprakelijkheid te kunnen beoordelen. Zonder goede documentatie wordt dat lastig.’

Juridische trends en toezicht

De regelgeving rond cosmetische behandelingen is in beweging. Sinds de invoering van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) vallen ook schoonheidsspecialisten onder het toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Dit betekent dat signalen en klachten ook in deze branche worden geregistreerd en beoordeeld. Daarnaast vallen ook medische hulpmiddelen die in de cosmetische praktijk worden gebruikt onder dit toezicht.

De grens tussen cosmetische en medische handelingen is daarbij een belangrijk aandachtspunt. Medische handelingen zijn voorbehouden aan artsen en tandartsen en hebben betrekking op het behandelen of beoordelen van de gezondheid. ‘Bij cosmetische handelingen die niet door een arts worden uitgevoerd, is sprake van een ‘gewone’ overeenkomst van opdracht en geen zogeheten geneeskundige behandelingsovereenkomst,’ zegt Anna. ‘Maar voor een ‘gewone’ overeenkomst geldt dat wel sprake is van enige reflexwerking van de regels die gelden voor een geneeskundige behandelingsovereenkomst. Dit betekent dat je handelen wordt beoordeeld in het licht van medische normen en in de praktijk gekeken wordt naar dezelfde zorgvuldigheidscriteria als in de medische wereld. Voor salons die samenwerken met artsen of zich begeven op het snijvlak van cosmetisch en medisch, is het belangrijk om die verantwoordelijkheden helder te hebben en goed vast te leggen.’

Anna:
Je moet kunnen onderbouwen wat je hebt gedaan en waarom. Zonder dossier kun je hier niet aan voldoen

Veiligheid als fundament

Veilig werken met apparatuur gaat niet alleen om techniek; het raakt aan je positionering als professional, aan het vertrouwen van je klant en aan de continuïteit van je onderneming. Een zorgvuldige intake, duidelijke protocollen, goede dossieropbouw en passende verzekeringen vormen samen de basis voor een goede bescherming. Heb je alle processen op orde, dan kun je met meer zekerheid werken en met meer overtuiging communiceren naar je klant. Of zoals Anna het samenvat: ‘Je kunt nog zo’n goed apparaat hebben, maar zonder goede vastlegging en onderbouwing loop je een aanzienlijk risico. Een goed apparaat zonder goed protocol is geen kracht, maar een kwetsbaarheid.’

Of de overeenkomst als een ‘gewone’ overeenkomst van opdracht of als bijzondere overeenkomst van opdracht, te weten een geneeskundige behandelingsovereenkomst, moet worden gezien, hangt af van de verrichtingen die worden gedaan en door wie ze worden uitgevoerd. Over het algemeen zullen de verrichtingen in een beautysalon onder de ‘gewone’ overeenkomst van opdracht vallen.

Tekst: Birgitta van der Linden

---