Zoals ik mijn vorige blog heb geschreven, zal ik een casus behandelen met een plan van aanpak. Hier nog een keer de casus die ik vorige week heb omschreven met vervolgens de uitwerking: Een ondernemer neemt contact met mij op een heeft behoefte aan ondersteuning want er zijn een aantal zaken waarin hij het overzicht en de grip kwijt is en geen idee heeft hoe hij de zaken moet aanpakken. “Kijk, het gaat best wel goed maar er zit geen stijging in de omzet, productverkoop blijft achter en er zijn begin van de week best wat rustige uurtjes.”
Op mijn vraag of er (voldoende) winst wordt gemaakt was het antwoord: “Volgens mij wel, maar dat weet ik niet zeker.” “Kan jij iets voor mij betekenen?”, was zijn vraag. Mijn wedervraag: “Komen de gegevens van jouw salon uit een softwarepakket en werk je actief met de informatie uit het pakket?” Deze kapsalon was geautomatiseerd en de gegevens waren up-to-date. Dit geeft mij zekerheid om de casus aan te nemen.
Op dit moment moet stap 1 (van de 5) ‘de vraag of het probleem’ duidelijk zijn. Op mijn vraag: “Maak je wel (voldoende) winst?”, heb ik inmiddels antwoord gekregen. Er wordt wel winst gemaakt, maar deze is de laatste 3 jaar steeds minder geworden. Eigenlijk wordt er op dit moment niet voldoende winst gemaakt om de te verwachten kosten voor de toekomst te kunnen blijven betalen. En nogmaals, deze casus is van voor de coronacrisis. In overleg met de ondernemer is besloten dat de P van Profit als eerste behandelt gaat worden. Dus kort samengevat is stap 1, de vraag of het probleem, helder. Over naar stap 2, de analyse. Gelukkig werkt de ondernemer met een softwarepakket en kunnen wij tijdens de analyse gebruik maken van de gegevens uit dit pakket. Waar ik geïnteresseerd in ben is de effectiviteit van de gewerkte uren. Dus de ‘handen-in-het-haar-tijd’.
Hoeveel omzet wordt er gemaakt per medewerker per aanwezig uur? Zoals in de casus al is genoemd is het aan het begin van de week vrij rustig en wordt het steeds drukker naar gelang de week verstrijkt. De analyse laat zien dat de gemiddelde bezetting van dinsdag tot en met donderdag niet boven de 60% uitkomt, terwijl vrijdag en zaterdag de effectiviteit 100% is. Dit betekent dat er op vrijdag en zaterdag voor (nieuwe) klanten geen afspraak meer te maken is. De analyse laat ook zien dat er heel veel weekklanten op deze drukken dagen geboekt zijn en deze worden elke week door geboekt. Ook zie ik dat de salon op maandag is gesloten, er geen koopavond is en dat er zaterdags tot 14.00 uur wordt gewerkt.
Voordat ik de analyse af kon ronden en een goed beeld kan vormen, heb ik met de ondernemer afgesproken om een teammeting te organiseren. Dit valt onder de P van People. Tijdens deze meting wil ik inventariseren of de gestelde vragen van de ondernemer ook bij het team leven. Ook hoop ik inzicht te krijgen waarom de (verkoop)omzet niet stijgt (P van Product). Zo’n teammeting biedt ook gelegenheid voor het team om ervaringen, ideeën en mogelijke oplossingen aan te dragen. Maar het allerbelangrijkste is of het team de vragen/problemen herkent? Ook hoop ik dat er onder de teamleden draagvlak zal ontstaan voor fase 4, de implementatie.
Op de geplande avond had ik een aantal vragen voorbereid die ik graag met jullie wil delen. In willekeurige volgorde: weten jullie waarom een onderneming winst moet maken en hoe ontstaat winst? Ogenschijnlijk een overbodige vraag maar geloof mij, het is geen zekerheid dat teamleden het antwoord weten. Zij zijn daar totaal niet mee bezig. Een andere vraag is, hebben jullie enig idee hoeveel winst er van €100,- omzet overblijft (P van Profit)?
Dan eentje van een andere orde. Ik zie dat er veel klanten worden door geboekt op vrijdag en zaterdag. Is daar een reden voor (P van People)? Voeren jullie de klantgegevens goed in (P van Proces)? Ik zag namelijk dat enkelen van de 6 medewerkers op vrijdag en zaterdag 105% effectiviteit hebben. Aan het begin van de week hebben jullie veel leegloop uren. Hoe zou dit komen? Dan een hele belangrijke vraag, zijn jullie blij met de behandelingen die worden aangeboden of moeten er behandelingen bij/af? Daar aangekoppeld de vraag of het team achter de keuze van de producten staat waarmee wordt gewerkt (De P van Product). En als laatste, zijn jullie tevreden met de manier waarop de ondernemer met jullie communiceert en leidinggeeft (P van Proces)? Deze vraag heb ik ter goedkeuring eerst aan de ondernemer voorgelegd.
Uiteraard zijn dit niet alle vragen maar voor mij wel belangrijk om de analysefase te kunnen afronden. In mijn volgende blog zal ik de derde stap behandelen, de oplossing.
Met collegiale groet,
Richard Koffijberg
www.business-factory.nl
Wat vind jij?